Was ist die Raumverwaltung?
Die Raumverwaltung ist eine innovative Softwarelösung, die Unternehmen, Bildungseinrichtungen und Veranstaltungsorganisatoren dabei unterstützt, ihre räumlichen Ressourcen optimal zu nutzen. Sie bietet eine zentrale Plattform, um Räume effizient zu planen, zu verwalten und deren Verfügbarkeiten in Echtzeit zu überwachen. Mit intuitiven Funktionen wie Buchungsmanagement, Kalenderintegration und Ressourcenplanung erleichtert die Raumverwaltung den Alltag, reduziert Leerzeiten und sorgt für eine reibungslose Organisation.
Diese Software richtet sich an Unternehmen jeglicher Größe, die Besprechungs- und Arbeitsräume optimal nutzen möchten, an Bildungseinrichtungen, die Schulungs- und Unterrichtsräume effizient koordinieren wollen, sowie an Veranstalter, die komplexe Eventplanungen vereinfachen müssen. Ob kleines Büro, große Hochschule oder Eventagentur – die Raumverwaltung bietet flexible Lösungen, die individuell auf die Bedürfnisse verschiedener Branchen zugeschnitten sind.
Funktionen der Raumverwaltung
1. Raumübersicht und Verfügbarkeiten
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Zeigt alle Räume und deren Verfügbarkeiten in Echtzeit an.
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Farbcodierungen für gebuchte, freie und blockierte Zeiten.
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Flexible Filteroptionen nach Raumart, Kapazität oder Ausstattung.
2. Buchungsmanagement
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Intuitive Buchungsfunktion mit wenigen Klicks.
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Automatische Konflikterkennung bei Doppelbuchungen.
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Anpassbare Buchungsregeln für unterschiedliche Raumtypen.
3. Ressourcenplanung
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Verwaltung von zusätzlichen Ressourcen wie technischem Equipment, Mobiliar oder Catering.
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Verknüpfung von Raumbuchungen mit den benötigten Ressourcen.
4. Kalenderintegration
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Synchronisation mit Kalendern wie Outlook, Google Calendar oder Apple Calendar.
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Transparente Darstellung aller Buchungen und Termine.
5. Nutzer- und Rechteverwaltung
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Rollenbasierte Zugriffssteuerung für Administratoren, Mitarbeiter und externe Nutzer.
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Historie aller Buchungen und Änderungen für maximale Transparenz.
Vorteile der Raumverwaltungssoftware
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Effizienz: Optimieren Sie die Auslastung Ihrer Räume und reduzieren Sie Leerzeiten.
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Transparenz: Behalten Sie stets den Überblick über alle Buchungen und Verfügbarkeiten.
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Flexibilität: Passt sich Ihren individuellen Anforderungen an, egal ob kleines Unternehmen oder große Organisation.
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Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Bedienung, die keine langen Schulungen erfordert.
Einsatzbereiche
Unsere Raumverwaltung eignet sich für eine Vielzahl von Anwendungen:
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Büroräume: Organisieren Sie Besprechungsräume und Hot-Desking-Plätze effizient.
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Veranstaltungen: Planen und verwalten Sie Events und Meetings ohne Stress.
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Bildungseinrichtungen: Schulen, Hochschulen und Schulungszentren profitieren von einer klaren Raumorganisation.
Ihre Vorteile im Detail
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Individuelle Anpassung: Unsere Software wird auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten, sodass Sie nur die Funktionen nutzen, die Sie wirklich brauchen.
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Cloud-basiert oder On-Premise: Flexibel einsetzbar, je nach Ihren IT-Vorgaben.
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Hervorragender Support: Unser erfahrenes Team steht Ihnen jederzeit zur Seite.
Referenzen
Stadt Freiburg
Kunde seit 2018 | 4.000 Nutzer
Die Stadt Freiburg ist Kunde in unserer SaaS.de Cloud und besitzt zusätzlich eine On-Premise Installation für die Raumverwaltung des städtischen Rathauses. In der Cloud werden zusätzlich alle Hallen und Bürgerhäuser verwaltet. Bürger*innen und Vereine können in einer öffentlichen Ansicht Mietanträge für Räume der Stadt stellen. Es werden über 50 Gebäude mit ca. 500 Räumen verwaltet. Im System existieren an die eine Million Buchungen, wobei Buchungen in der ferneren Vergangenheit gelöscht werden.
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Ersteinrichtung & Schulung: Die Ersteinrichtung erfolgte durch EGOTEC zusammen mit den Administrator*innen im Rahmen mehrerer eintägiger Schulungen sowohl vor Ort als auch Remote. Im Laufe des Betriebs wurden weitere Schulungen durchgeführt. Insgesamt wurden ca. 8 Schulungstage gehalten.
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Hosting: Für die Hauptfunktionen wird die EGOTEC SaaS.de Cloud Instanz verwendet. Für das städtische Rathaus ist eine On-Premise Installation mit Keycloak als Authentifizierungsdienst im internen Netzwerk der Stadt Freiburg aufgesetzt worden.
Dechema
Kunde seit 2014 | 22.000 Nutzer
Die DECHEMA (Gesellschaft für Chemische Technik und Biotechnologie e.V.) fördert den technisch-wissenschaftlichen Dialog zwischen Fachleuten unterschiedlicher Disziplinen, Organisationen und Generationen. Dechema setzt die Raumverwaltung seit der ersten Version ein, die EGOTEC später in die SaaS.de Plattform aufgenommen hat. Zusätzlich wurde ein spezielles komplexes Veranstaltungsmodul für den Kunden erstellt.
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Ersteinrichtung & Schulung: Die Ersteinrichtung erfolgte durch EGOTEC zusammen mit den Administrator*innen im Rahmen mehrerer eintägiger Schulungen sowohl vor Ort als auch Remote.
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Hosting, Wartung & Support: Die EGOTEC AG betreut eine eigene Installation für die Dechema On-Premise beim Kunden. Wartung und Support werden durch die Systemadministration der EGOTEC AG erbracht.
Kreis Pinneberg
Kunde seit 2018 | 6.500 Nutzer
Der Kreis Pinneberg setzt die Raumverwaltung seit der ersten Version ein, die EGOTEC später in die SaaS.de Plattform aufgenommen hat. Zusätzlich zur Raumverwaltung werden Kfz und weitere Ressourcen mit dem EGOTEC System verwaltet.
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Ersteinrichtung & Schulung: Die Ersteinrichtung erfolgte durch EGOTEC zusammen mit den Administrator*innen im Rahmen mehrerer eintägiger Schulungen sowohl vor Ort als auch Remote.
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Hosting, Wartung & Support: Die EGOTEC AG betreut eine eigene Installation für den Kreis Pinneberg On-Premise beim Kunden als Redaktions- und Intranetserver. Der Liveserver wird direkt bei der EGOTEC AG in unserem Kubernetes-Cluster gehostet. Direkte Anbindung des internen Redaktionsservers an das Microsoft ActiveDirectory des Kunden.
Mehr Effizienz für Ihre Organisation
SaaS.de präsentiert mit der Raumverwaltung eine moderne, leistungsstarke Lösung, die Organisationen dabei unterstützt, die Herausforderungen der digitalen Transformation zu meistern. Egal ob Schulräume, Sporthallen oder andere Ressourcen – die Raumverwaltung optimiert Ihre Abläufe, spart wertvolle Zeit und schafft volle Transparenz.
Erfahren Sie mehr über unsere spezialisierte Ressourcenverwaltung, die perfekt für verschiedene Hallen (Hallentool) und Räume konfiguriert werden kann.
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Gerne können wir telefonisch besprechen, was mit dem Hallentool von SaaS.de möglich ist und wie wir Ihren Bedarf abdecken können!