Qu'est-ce que la gestion des salles ?
La gestion des salles est une solution logicielle innovante qui aide les entreprises, les établissements d'enseignement et les organisateurs d'événements à optimiser l 'utilisation de leurs ressources spatiales. Elle offre une plate-forme centrale permettant de planifier et de gérer efficacement les salles et de contrôler leur disponibilité en temps réel. Grâce à des fonctions intuitives telles que la gestion des réservations, l'intégration des calendriers et la planification des ressources, la gestion des salles facilite le quotidien, réduit les temps morts et assure une organisation sans faille.
Ce logiciel s'adresse aux entreprises de toutes tailles qui souhaitent optimiser l'utilisation des salles de réunion et de travail, aux établissements d'enseignement qui veulent coordonner efficacement les salles de formation et d'enseignement, ainsi qu'aux organisateurs qui doivent simplifier la planification d'événements complexes. Qu'il s'agisse d'un petit bureau, d'une grande université ou d'une agence événementielle, la gestion des salles offre des solutions flexibles, adaptées individuellement aux besoins de différents secteurs.
Fonctions de la gestion des salles
1. aperçu des salles et disponibilités
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Affiche toutes les salles et leurs disponibilités en temps réel.
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Codes couleur pour les périodes réservées, libres et bloquées.
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Options de filtrage flexibles par type de salle, capacité ou équipement.
2. gestion des réservations
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Fonction de réservation intuitive en quelques clics.
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Détection automatique des conflits en cas de réservations doubles.
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Règles de réservation personnalisables pour différents types de salles.
3. planification des ressources
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Gestion des ressources supplémentaires telles que l'équipement technique, le mobilier ou le service de restauration.
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Lien entre les réservations de salles et les ressources nécessaires.
4. intégration de calendriers
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Synchronisation avec des calendriers comme Outlook, Google Calendar ou Apple Calendar.
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Représentation transparente de toutes les réservations et de tous les rendez-vous.
5. gestion des utilisateurs et des droits
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Contrôle d'accès basé sur les rôles pour les administrateurs, les collaborateurs et les utilisateurs externes.
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Historique de toutes les réservations et modifications pour une transparence maximale.
Avantages du logiciel de gestion des salles
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Efficacité: optimisez l'utilisation de vos salles et réduisez les temps morts.
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Transparence: gardez toujours une vue d'ensemble sur toutes les réservations et les disponibilités.
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Flexibilité: s'adapte à vos besoins individuels, que vous soyez une petite entreprise ou une grande organisation.
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Convivialité: une utilisation intuitive qui ne nécessite pas de longues formations.
Domaines d'utilisation
Notre gestion des salles convient à une multitude d'applications :
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Bureaux: Organisez efficacement les salles de réunion et les espaces de hot-desking.
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Événements: Planifiez et gérez des événements et des réunions sans stress.
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Établissements d'enseignement: Les écoles, les universités et les centres de formation bénéficient d'une organisation claire de l'espace.
Vos avantages en détail
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Personnalisation : notre logiciel est adapté à vos besoins, de sorte que vous n'utilisez que les fonctions dont vous avez vraiment besoin.
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Basé sur le cloud ou sur site : utilisation flexible, en fonction de vos besoins informatiques.
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Excellent support : notre équipe expérimentée est à vos côtés à tout moment.
Références
Ville de Fribourg
Client depuis 2018 | 4.000 utilisateurs
La ville de Fribourg est cliente de notre cloud SaaS.de et possède également une installation on-premise pour la gestion des salles de l'hôtel de ville. Dans le cloud, toutes les salles et maisons des citoyens sont en outre gérées. Les citoyens* et les associations peuvent faire des demandes de location pour les salles de la ville dans une vue publique. Plus de 50 bâtiments avec environ 500 salles sont gérés. Il existe environ un million de réservations dans le système, les réservations dans un passé lointain étant supprimées.
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Mise en place initiale & formation: La mise en place initiale a été effectuée par EGOTEC en collaboration avec les administrateurs* dans le cadre de plusieurs formations d'une journée, tant sur place qu'à distance. D'autres formations ont été organisées au cours de l'exploitation. Au total, environ 8 jours de formation ont été dispensés.
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Hébergement: L'instance cloud SaaS.de d'EGOTEC est utilisée pour les fonctions principales. Pour la mairie de la ville, une installation on-premise a été mise en place avec Keycloak comme service d'authentification dans le réseau interne de la ville de Fribourg.
Dechema
Client depuis 2014 | 22.000 utilisateurs
La DECHEMA (Gesellschaft für Chemische Technik und Biotechnologie e.V.) encourage le dialogue technico-scientifique entre les spécialistes de différentes disciplines, organisations et générations. Dechema utilise la gestion des salles depuis la première version, qu'EGOTEC a ensuite intégrée à la plateforme SaaS.de. De plus, un module spécial et complexe pour les événements a été créé pour le client.
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Configuration initiale & formation: La configuration initiale a été réalisée par EGOTEC en collaboration avec les administrateurs* dans le cadre de plusieurs formations d'une journée, sur place et à distance.
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Hébergement, maintenance & support: EGOTEC AG gère sa propre installation pour Dechema On-Premise chez le client. La maintenance et le support sont assurés par l'administration système d'EGOTEC AG.
District de Pinneberg
Client depuis 2018 | 6.500 utilisateurs
Le district de Pinneberg utilise la gestion des salles depuis la première version, qu'EGOTEC a ensuite intégrée à la plateforme SaaS.de. En plus de la gestion des salles, les véhicules et autres ressources sont gérés avec le système EGOTEC.
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Configuration initiale & formation: La configuration initiale a été réalisée par EGOTEC en collaboration avec les administrateurs* dans le cadre de plusieurs formations d'une journée, sur place et à distance.
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Hébergement, maintenance & support: EGOTEC AG gère sa propre installation pour le district de Pinneberg sur site chez le client en tant que serveur de rédaction et d'intranet. Le serveur live est hébergé directement chez EGOTEC AG dans notre cluster Kubernetes. Connexion directe du serveur de rédaction interne au Microsoft ActiveDirectory du client.
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SaaS.de présente avec la gestion des salles une solution moderne et performante qui aide les organisations à relever les défis de la transformation numérique. Qu'il s'agisse de salles de classe, de salles de sport ou d'autres ressources, la gestion des salles optimise vos processus, vous fait gagner un temps précieux et crée une transparence totale.
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